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關(guān)鍵詞：房企；檔案管理系統(tǒng)；建設(shè)；分析
中圖分類號：F293.33文獻標(biāo)識碼：A 文章編號:
1、建設(shè)背景
房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理是企業(yè)諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內(nèi)容涵蓋了企業(yè)內(nèi)的文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業(yè)開發(fā)項目由于其規(guī)模大、工期長，在開發(fā)過程中形成的資料多；特別是其關(guān)聯(lián)和涉及的專業(yè)、部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此使企業(yè)對工程檔案的有效管理成為必要。
《建設(shè)部關(guān)于認真貫徹國務(wù)院第279號令和建設(shè)部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號）文中指出，工程檔案是工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實反映，它對于加強工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工作領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴建等，具有重要作用。
工程檔案包含了項目初期的報建資料、工程預(yù)算；項目中期的施工現(xiàn)場記錄；項目后期的竣工資料、工程結(jié)算以及項目的銷售合同等。
目前常規(guī)的操作方式是，施工方的資料員在項目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個部門各個技術(shù)人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對資料不熟悉，一些需要相關(guān)負責(zé)人簽字的單證，終因難以召回當(dāng)事人，拖延資料整理的進度。
鑒于上述原因，我們引入房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，并對每個項目委派檔案管理員，對工程檔案進行實時整理，實時歸檔，使得房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。
2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的搭建構(gòu)想
從2010年起，試圖構(gòu)建一個以工程檔案管理為主，覆蓋房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部所有類型檔案，縱向是從工程立項開始直到項目竣工銷售結(jié)束為止的，綜合檔案管理的系統(tǒng)。做到所有數(shù)據(jù)由一線資料員實時錄入，由公司檔案管理員進行組卷入庫的管理操作。同時入庫的檔案資料對公司各級人員按權(quán)限進入開放利用。
3、什么是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是建立在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)，提供數(shù)據(jù)訪問、交換與互操作能力，并通過這個平臺，為企業(yè)內(nèi)部檔案建設(shè)、管理利用提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。
3.1房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要包括：
3.1.1文件管理：此平臺提供給一線檔案管理員，實時錄入已形成的工程資料；可實現(xiàn)多客戶端同時錄入。
3.1.2保存價值的資料在此平臺上，進行組卷。
3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號入庫服務(wù)。
3.1.4檔案利用：根據(jù)員工所在職位的權(quán)限，瀏覽對應(yīng)開放的檔案，并提拱利用服務(wù)。
3.2實現(xiàn)的目標(biāo)
該系統(tǒng)的應(yīng)用就是要改變工程檔案傳統(tǒng)的管理模式，實現(xiàn)工程檔案資料的實時整理，實時歸檔，保證了工程檔案的真實性、準確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。
3.2.1在系統(tǒng)的“文件管理”，各部門一線的資料員根據(jù)工程施工的進度，時實的將施工資料按項目名稱及標(biāo)段進行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統(tǒng)。
3.2.2 公司的檔案管理員對“文件管理”中一線資料員錄入的數(shù)據(jù)進行鑒定，對于具有保存價值的資料進行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。
3.2.3在每個施工結(jié)點，如一個標(biāo)段結(jié)束時，一線資料員將紙質(zhì)檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質(zhì)檔案與系統(tǒng)中“檔案管理”內(nèi)的數(shù)據(jù)進行逐一核對，帳實統(tǒng)一后，進行檔案的入庫管理，為紙質(zhì)檔案進行編號入庫，同時在系統(tǒng)中“檔案保管”內(nèi)為每條數(shù)據(jù)錄入紙質(zhì)檔案在檔案庫房內(nèi)的存放位置。
3.2.4經(jīng)過入庫管理的檔案可以開放給公司內(nèi)部人員利用，公司人員根據(jù)自己的崗位、級別擁有不同的利用權(quán)限，因工作原因需要超出自己權(quán)限利用檔案的，可以通過系統(tǒng)的“檔案利用”向公司檔案員申請檔案使用，利用申請會經(jīng)過該檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據(jù)審批意見，對該檔案進行開放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地產(chǎn)企業(yè)對檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動權(quán)，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補齊資料，而影響了工程的竣工驗收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結(jié)算問題，施工方常?？蹓汗こ虣n案，影響檔案移交，導(dǎo)致無法竣工驗收。現(xiàn)在，使用了檔案管理系統(tǒng)，房地產(chǎn)公司從工程初期就有資料員介入，對檔案進行實時管理，增強了主動性。
3.3.2過去由于房地產(chǎn)公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業(yè)務(wù)時總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時間。
3.3.3檔案系統(tǒng)中文書檔案及會計檔案管理的應(yīng)用
房地產(chǎn)企業(yè)除了工程檔案外，還有企業(yè)內(nèi)部的文書檔案以及會計檔案，因此該系統(tǒng)還附加了另外兩個端口，提供給行政及財務(wù)部門使用。
文書檔案可以通過系統(tǒng)對企業(yè)的收發(fā)文、合同進行掃描上傳，方便查詢利用。會計的憑證、帳本、報表等檔案，也可通過系統(tǒng)進行管理及利用。
4、 結(jié)束語
關(guān)鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：
引言：隨著城鎮(zhèn)化進程的加速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設(shè)較之前有了巨大變化。住宅及商業(yè)用地不斷推出，商品房及商業(yè)辦公用房的建設(shè)工作已經(jīng)成為城鎮(zhèn)化發(fā)展的主要表現(xiàn)。在此建設(shè)過程中，房地產(chǎn)企業(yè)作為投資建設(shè)的業(yè)主方，有著重要的地位。房地產(chǎn)企業(yè)作為業(yè)主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個企業(yè)來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務(wù)檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業(yè)檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產(chǎn)企業(yè)項目公司檔案管理現(xiàn)狀
1.1制度執(zhí)行力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，各部門檔案未能集中統(tǒng)一管理。集團檔案管理制度下發(fā)已經(jīng)較長時間，制度培訓(xùn)也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統(tǒng)一管理，公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統(tǒng)一管理沒有要求，對一些財務(wù)檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統(tǒng)一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責(zé)任，沒有權(quán)利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關(guān)單位一切檢查及制度執(zhí)行的責(zé)任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權(quán)利，致使制度執(zhí)行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據(jù)項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經(jīng)常搬遷，導(dǎo)致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環(huán)境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業(yè)檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業(yè)知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責(zé)本部門檔案業(yè)務(wù)工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業(yè)，招聘時也未注明需有檔案管理業(yè)務(wù)知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導(dǎo)致移交不細致，有檔案遺漏現(xiàn)象。
1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產(chǎn)企業(yè)檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責(zé)任部門負責(zé)收集整理歸檔，經(jīng)辦部門由于考慮到資料的后續(xù)利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現(xiàn)場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經(jīng)辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內(nèi)容及數(shù)量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導(dǎo)致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現(xiàn)狀，解決辦法
2.1加強制度學(xué)習(xí)，嚴格貫徹落實制度要求集中統(tǒng)一管理。確定檔案收集整理歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學(xué)習(xí)檔案管理制度，加大各部門負責(zé)人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導(dǎo)大家嚴格按制度執(zhí)行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規(guī)定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規(guī)范情況進行整改復(fù)查，對檔案庫房里設(shè)備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統(tǒng)計，切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，相互溝通，對資料收集過程中產(chǎn)生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩(wěn)定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業(yè)檔案內(nèi)容繁多，歸檔不及時現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的標(biāo)準，明確歸檔的時間節(jié)點和歸檔范圍。公司專門設(shè)置兼職檔案管理員，負責(zé)各部門歸檔資料的收集整理工作，對經(jīng)辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現(xiàn)場檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改落實，對資料不及時現(xiàn)象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經(jīng)辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經(jīng)常組織全員培訓(xùn)，讓大家養(yǎng)成電子檔案自覺移交檔案管理員的習(xí)慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優(yōu)質(zhì)只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結(jié)
針對目前大多數(shù)房地產(chǎn)項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結(jié)底是制度的制定和貫徹落實。房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要求，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主管，各部門協(xié)同，檔案部門檔案管理員具體負責(zé)的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案的完整性、準確性。企業(yè)保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案 管理 歸檔
一、目的
隨著社會的進步，信息技術(shù)已經(jīng)越來越深入的滲透到人們工作、生活的各個方面，并使之產(chǎn)生了深刻的變革。目前，加快信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)提高工作效率、改善工作環(huán)境的最強有力的手段之一。檔案計算機管理是現(xiàn)代化檔案管理的重要組成部分，鑒于房地產(chǎn)企業(yè)管理文檔、項目合同、照片、聲像、實物等各類不同形式的文件、載體，繁多復(fù)雜，故需建立完善的檔案管理系統(tǒng)用于檔案的管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化。
二、功能性需求
（一）系統(tǒng)管理
該模塊主要實現(xiàn)對公司組織結(jié)構(gòu)、檔案管理系統(tǒng)用戶、用戶權(quán)限的管理。
（二）管理檔案
GL：管理類檔案。2005：年度；根據(jù)文件形成的年度，全部用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫方式。JB：機構(gòu)（部門）類別：總經(jīng)理辦公室的歸檔材料。PF：批復(fù)文件。四級及以下的檔案類別，立檔機構(gòu)可根據(jù)文件標(biāo)題或內(nèi)容自行確定漢語拼音縮寫，但一般不超過2個字母。001：檔（件）號，即卷內(nèi)順序號（下同）。
（三）項目建設(shè)檔案
項目建設(shè)完成后，以最終確定的項目名稱最具名稱代表性的兩個字的漢語拼音縮寫為該項目歸檔材料的一級類目。
XM：項目檔案。JL：項目類別：金嶺世紀花苑。2005：年度，歸檔材料形成的年度。GC：屬類，機構(gòu)類別：工程部。JS：小類，內(nèi)容類別：結(jié)算材料。
（四）照片檔案
ZP：照片檔案。2010：年度。001：檔（件）號。
（五）聲像檔案
SX：聲像檔案。1：載體代號：錄像；錄音。2009：年度。001：檔（件）號。
（六）實物檔案
SW：實物檔案。種類：證書；獎狀；錦旗；獎杯；獎牌；廢止的各種印章；其它。2011：年度。001：檔（件）號。
（七）系統(tǒng)管理
組織機構(gòu)：按照現(xiàn)有公司組織機構(gòu)設(shè)置；用戶管理：包括用戶登錄名、密碼、職位、聯(lián)系方式等；用戶權(quán)限：根據(jù)登錄用戶名及所屬部門嚴格劃分系統(tǒng)模塊權(quán)限。
三、產(chǎn)品的非功能性需求
（一）用戶界面需求
（二）軟硬件環(huán)境需求
（三）產(chǎn)品質(zhì)量需求
近年來，房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，而房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展相對滯后。為了適應(yīng)知識經(jīng)濟和新時期房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)必須站在企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，用長遠的眼光，采用科學(xué)、有效的管理手段，依法、規(guī)范管理企業(yè)檔案，增強檔案的實用性和有效性，達到電子檔案和紙質(zhì)檔案同步建立，按照權(quán)限安全利用檔案的目的，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化的目標(biāo)。
2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的特點
2.1檔案管理工作具有專業(yè)性特點
權(quán)屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是權(quán)屬登記工作，這個工作是非常繁瑣，涉及的范圍是很廣，同時也是有政府政策干涉，有很強的政策性。這個檔案的各種材料也是很廣泛，文件里面的名詞和專業(yè)的術(shù)語也很多，可以說專業(yè)性很強，很多都是用表格式和一些規(guī)范的格式來表達出來的。
2.2具有動態(tài)性特點
動態(tài)性是整個房地產(chǎn)檔案最顯著的特點。很多房地產(chǎn)的權(quán)力和房地產(chǎn)環(huán)境情況特點一般都不是一成不變的，它是隨著時間和環(huán)境的變化，比如房子的買賣，房子的交換和房屋的損壞倒塌，等等活躍的房地產(chǎn)權(quán)屬發(fā)生的任何變化，都是影響整個房地產(chǎn)的所有權(quán)歸屬。財產(chǎn)在不斷的變化，也在不斷的轉(zhuǎn)移，房地產(chǎn)檔案管理動態(tài)性是要加強現(xiàn)代化管理。
2.3.市場價值性
房地產(chǎn)屬于有價值的不動資產(chǎn)。因此，房地產(chǎn)的價值性擁有很強的市場追求。這也是房地產(chǎn)檔案與其他的檔案不同一個特點。價值量大，才能推動市場的需求，也就是在這樣大的市場需求條件下才促使檔案管理現(xiàn)代化。
2.4 綜合性、全面性特點
房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營管理活動中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿?，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。
2.5 法律法規(guī)性特點
任何的檔案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案擁有法律效力才能保證房產(chǎn)擁有者的權(quán)利。
3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢展望
3.1 信息化管理的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代社會都是電子信息化的社會，隨著科技的發(fā)展，對電子信息的應(yīng)用也是越來越廣泛。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程建設(shè)起來，把電子信息技術(shù)運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。同時，也要建立一套非常嚴格，緊密的系統(tǒng)來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實行電子信息化。
3.2 簡便化、效率化的發(fā)展趨勢
未來房地產(chǎn)檔案管理將會朝著越來越簡便化發(fā)展。發(fā)地產(chǎn)的檔案管理一般是一個很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對大量房地產(chǎn)檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產(chǎn)的檔案管理也會在政府人員的要求和政策的實施等方面都會減少手續(xù)，都會降低要求。房地產(chǎn)的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產(chǎn)企業(yè)辦事效率。也同時，推動了房地產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展，促進整個行業(yè)經(jīng)濟快速發(fā)展。
3.3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的透明化
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得更加透明。現(xiàn)代社會的經(jīng)濟發(fā)展，人們在追求經(jīng)濟利益的基礎(chǔ)之上，無形之中增加了人們對經(jīng)濟財富追求的手段，這樣給社會帶來很大的弊端。未來房地產(chǎn)檔案管理一律通過網(wǎng)上交易，網(wǎng)絡(luò)管理，讓人們在不同地點，不同時間都可以看到房地產(chǎn)信息的交易，房地產(chǎn)的檔案管理。這樣也增加房地產(chǎn)行業(yè)的檔案透明度。未來房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是將朝著健康科學(xué)的方向發(fā)展。
4 為適應(yīng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢的工作措施
4.1 加強現(xiàn)代化檔案管理人才
房地產(chǎn)的現(xiàn)代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才是提高產(chǎn)業(yè)的能力的一個重要手段。房地產(chǎn)在過去幾十年的發(fā)展，經(jīng)歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫記錄慢慢地在向著現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化管理需要現(xiàn)代化管理人才，人才需要教育培訓(xùn)。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在培育現(xiàn)代化檔案管理人才的策略是必需的。
4.2 加快房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，信息化
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理都是用一些紙質(zhì)文件和手寫程序。傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無法滿足今天房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展了。傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)文件都將慢慢退出歷史的舞臺。因為這樣的辦事方式效率很慢，程序很復(fù)雜，同時也是非常不環(huán)保的。每天可能都要消費大量的紙，給環(huán)境帶來很大的壓力。所以政府也是不支持，環(huán)保人士也是不支持。推行現(xiàn)代化管理就必需要實行數(shù)字化和信息化管理。信息化的管理也是現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，現(xiàn)代化檔案管理也是需要信息技術(shù)的推動。
4.3 質(zhì)量管理體系持續(xù)優(yōu)化升級
質(zhì)量管理體系當(dāng)中有一個重要循環(huán)，那就是“計劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應(yīng)用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結(jié)果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務(wù)部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
4.4 合作管理提高競爭力
現(xiàn)代化的管理也是需要合作才能實行的。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程，需要尋求多個企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中，可以互相學(xué)習(xí)，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗和優(yōu)勢，提高自身的競爭力。房地產(chǎn)的檔案管理在合作和交流之中不斷地進步。
4.5規(guī)范企業(yè)檔案管理有效責(zé)任機制
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度和繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)；企業(yè)工程；檔案管理
中華人民共和國原建設(shè)部的《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》從2002年5月1日起施行，其編號為GB／T50328－2001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據(jù)檔案法律法規(guī)，重點對房地產(chǎn)企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進行了一些探索和研究。
一、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵、管理現(xiàn)狀和存在風(fēng)險
（一）房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵
指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，并依據(jù)國家對建設(shè)工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實體檔案。
（二）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的管理現(xiàn)狀
沒有專門的檔案進行專業(yè)化的管理。出現(xiàn)此類問題一是大部分房地產(chǎn)企業(yè)的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都是讓工程內(nèi)業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生從事私營（民營）企業(yè)檔案管理工作的非常少。一些大學(xué)檔案專業(yè)的學(xué)生在大三左右就已經(jīng)基本上被國有大中型企業(yè)相中了，所以真正進入人才市場進行流通的檔案學(xué)人才就微乎其微了。檔案實體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生的大量檔案沒有進行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體(專業(yè)的檔案管理軟件)，導(dǎo)致檔案的查找率非常低，存在查找麻煩，利用困難的問題。檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高。當(dāng)前,大部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子”的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內(nèi)鎖起來，檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高，同時也是一個很漫長的過程。檔案管理的經(jīng)費得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計劃當(dāng)中。在企業(yè)的運營中，老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經(jīng)費，但是對于檔案管理的經(jīng)費（購買檔案軟件、改善硬件設(shè)施、人員在職培訓(xùn)等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經(jīng)費緊張或沒有預(yù)算等借口，減少檔案管理經(jīng)費，有的甚至在年度的工作計劃和經(jīng)費開支中就根本沒有檔案業(yè)務(wù)費用這一欄，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔案的作用。
（三）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀存在的風(fēng)險
檔案信息的不安全性。沒有一個系統(tǒng)的檔案管理框架、沒有一個檔案專業(yè)人員、沒有一個檔案管理的整體思路，那么在檔案的保管過程中出現(xiàn)信息失泄密就不可避免；同時，一些關(guān)乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實說話，以證據(jù)定論的。由于我們在日常的企業(yè)經(jīng)營中沒有認識到檔案的作用，那么在關(guān)鍵時刻也只能是無據(jù)可爭，敗走麥城了，這方面的實例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災(zāi)害時，檔案資料損毀不可避免。中國是世界上自然災(zāi)害頻發(fā)的國家之一，如何在重大或特大的自然災(zāi)害過程中更好地搶救和保護檔案信息載體，維護檔案信息的安全性和完整性，是每個企業(yè)管理者都應(yīng)該考慮的問題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。
二、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案管理要點
（一）工程類檔案的歸檔范圍
根據(jù)GB／T50328－2001《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》和各地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案的整理規(guī)范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項目建議書批復(fù)及項目建議書(立項報告)、建設(shè)用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報告、國有土地使用權(quán)出讓合同等有關(guān)協(xié)議、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告等等。土建、安裝質(zhì)量保證資料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗收報告、安裝材料、設(shè)備合格證、試驗單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測報告、土壤各種試驗報告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強、弱電）、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等等?？⒐D。包括綜合圖(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置)、各專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣[強、弱電]、消防、通風(fēng)、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設(shè)工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。
（二）工程類檔案的歸檔質(zhì)量要求
一是歸檔的工程檔案應(yīng)為原件；二是工程檔案的內(nèi)容及其濃度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準和規(guī)程；三是工程檔案的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合；四是工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；五是工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準圖幅。七是工程檔案應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
（三）工程檔案整理中的重點環(huán)節(jié)
重點環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》進行，統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。
（四）工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求
一是立卷原則。應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。工程準備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)等組卷。竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
（五）立卷過程中宜遵循的要求
案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)檔案的排列順序：文字材料按事項、專業(yè)順序排列；同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。
（六）案卷編目的要求
編目的要求為:每卷單獨編號,依流水號，不得有重號、空號等情況出現(xiàn)。
三、工程類檔案分析
檔案分析，有點類似于檔案統(tǒng)計和檔案年報工作,是對所屬檔案整體情況的一個分析。
（一）檔案分析的作用
就是通過對所存檔案進行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質(zhì)量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對于建設(shè)工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項工程運營的全部情況，通過比對，規(guī)避項目中重復(fù)出現(xiàn)的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu)化工作進程。
（二）檔案分析的種類
一是文字式。主要以文字總結(jié)的形式對所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況進行全面總結(jié)分析。如：檔案情況匯報提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細、直觀、全面、系統(tǒng)。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)存問題；應(yīng)對措施
中圖分類號：F293文獻標(biāo)識碼： A
一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題
1、檔案意識不強，檔案利用率低
企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多企業(yè)長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
2、重視程度不夠，普遍采取分散管理模式
企業(yè)是以營利為目的的獨立經(jīng)營、自主核算的社會組織，房地產(chǎn)企業(yè)主要從事房地產(chǎn)的開發(fā)、銷售以及后續(xù)的管理和服務(wù)等等；由于房地產(chǎn)企業(yè)公司內(nèi)部檔案管理相關(guān)的應(yīng)用技術(shù)與開發(fā)軟件相對較少，對檔案管理方面的關(guān)注度也遠遠不夠。
在企業(yè)內(nèi)部，對檔案管理工作的重視程度普遍較低。大多數(shù)人都沒有意識到檔案的重要性，公司的檔案也大都是各部門單獨整理、保管；而且人事檔案、財務(wù)檔案這類機密檔案更是單獨存放，這就導(dǎo)致了普遍采取分散管理狀態(tài)。
3、歸檔文件齊全完整程度較差
從歸檔文件完整程度來看，由于房地產(chǎn)企業(yè)檔案種類多、數(shù)量龐大，因此歸檔工作也比較復(fù)雜，不認真的話就會出現(xiàn)有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批復(fù)和請示不完整。還有一些不正式的文件，如公司領(lǐng)導(dǎo)開會時的講話、活動策劃，歸檔時容易忽略；一些關(guān)于公司重要活動的照片和錄音這類特殊資料也沒有及時整理保存；房地產(chǎn)企業(yè)數(shù)量最多的是基建檔案，因此在這一塊很容易出現(xiàn)不是缺少施工資料，就是缺少了房屋開發(fā)利用合同等等，導(dǎo)致歸檔的文件不完整。
4、檔案管理制度不健全
因為房地產(chǎn)企業(yè)是新興行業(yè)，所以有關(guān)這方面的專門管理制度還不夠齊全。一些制度在建設(shè)方面存在對檔案管理理解不到位的現(xiàn)象，并且對檔案的歸檔范圍界定的不夠明確，致使不能及時對檔案進行歸檔保管，不能有效的開發(fā)利用檔案。這些問題對房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙，嚴重影響了公司對檔案資源的有效利用，對公司的發(fā)展產(chǎn)生了影響，使企業(yè)經(jīng)營管理與檔案管理嚴重脫節(jié)。建立健全的檔案管理制度是檔案管理的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案工作規(guī)范化的要求，也是檔案集中統(tǒng)一管理的需要。
二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展趨勢
1、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理信息化
現(xiàn)代社會都是電子信息化的社會，隨著科技的發(fā)展，對電子信息的應(yīng)用也是越來越廣泛。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程的制度建設(shè)起來，把電子信息技術(shù)運用到各種檔案考核、檔案管理之中去。同時，也要建立一套非常嚴格、緊密的系統(tǒng)來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實行電子信息化。
2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的簡便化
未來房地產(chǎn)檔案管理將會朝著越來越簡便化發(fā)展。房地產(chǎn)的檔案管理一般是一個很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對大量房地產(chǎn)檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產(chǎn)的檔案管理也會在政府人員的要求和政策的實施等方面減少手續(xù)，都會降低要求。房地產(chǎn)的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產(chǎn)企業(yè)辦事效率。也同時，推動了房地產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展，促進整個行業(yè)經(jīng)濟快速發(fā)展。
3、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的透明化
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得更加透明。現(xiàn)代社會的經(jīng)濟發(fā)展，人們在追求經(jīng)濟利益的基礎(chǔ)之上，無形之中增加了人們對經(jīng)濟財富追求的手段，這樣給社會帶來很大的弊端。未來房地產(chǎn)檔案管理也許會通過網(wǎng)絡(luò)管理，讓人們在不同地點、不同時間都可以看到房地產(chǎn)的檔案管理。這樣也增加房地產(chǎn)行業(yè)的檔案透明度。
三、加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的對策
1、加強現(xiàn)代化檔案管理人才教育培訓(xùn)
房地產(chǎn)的現(xiàn)代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才是提高產(chǎn)業(yè)能力的一個重要手段。房地產(chǎn)檔案在過去幾十年的發(fā)展，經(jīng)歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫記錄慢慢地在向著現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化管理需要現(xiàn)代化管理人才，人才需要教育培訓(xùn)。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在培育現(xiàn)代化檔案管理人才的策略是必需的。
2、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)
以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己成為具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
3、利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高效率
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于社會。
4、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。
5、加大行業(yè)的合作管理
現(xiàn)代化的管理也是需要合作才能實行的。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程，需要尋求多個企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中，可以互相學(xué)習(xí)，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗和優(yōu)勢，提高自身的競爭力。房地產(chǎn)的檔案管理在合作和交流之中不斷地進步。
四、結(jié)語
房地產(chǎn)檔案管理工作將朝著信息化、簡便化、現(xiàn)代化方向不斷發(fā)展。作為新時期的檔案管理工作人員，我們要正確認識檔案管理工作的現(xiàn)狀和未來發(fā)展方向，提高工作者的自身素質(zhì)，主動做好檔案利用工作，力求提供真實的統(tǒng)計數(shù)字、文件、資料等，并加工處理、編輯，為科學(xué)決策提供依據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化，促進企業(yè)健康發(fā)展。
參考文獻：
[1]林東芳.談如何加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理[J].管理學(xué)家，2013（16）
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)企業(yè);檔案管理;問題及對策
1.當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中存在的問題
1.1檔案意識不強，檔案利用率低
企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多企業(yè)長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.2檔案管理制度不健全
很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。如檔案管理人員責(zé)任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，這樣嚴重損害了企業(yè)檔案的真實性和利用價值。
1.3檔案硬件投入及經(jīng)費不足
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企業(yè)檔案室建設(shè)不標(biāo)準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。
1.4檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
目前企業(yè)檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。
2.強化房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的主要對策
2.1提高企業(yè)檔案管理的認識
要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。
2.2規(guī)范企業(yè)檔案管理機制,強化工作責(zé)任
建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
2.3實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
2.3.1加強管理意識
檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新時期的企業(yè)檔案管理工作。
2.3.2掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)
以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
2.3.3利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務(wù)于社會。
3.發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
3.1專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。
3.2專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能
檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.3專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識
當(dāng)今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，應(yīng)努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
【參考文獻】
