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中圖分類號：G275.9 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）017-000-01
隨著當前經濟形勢的變化和近年來事業(yè)單位的改革，紀檢、監(jiān)察、審計加大了事業(yè)單位經濟活動的檢查。事業(yè)單位對自身經濟活動的管理顯得尤其重要。合同支出即是事業(yè)單位較大資金支出的有效依據(jù)，利用信息系統(tǒng)把控住合同關鍵環(huán)節(jié)，控制好合同支出，就是較大層度上管理好事業(yè)單位經濟活動。本文將分析事業(yè)單位支出合同存在的風險，并引入信息系統(tǒng)，有針對性地提出解決措施。
一、事業(yè)單位支出合同存在的風險
事業(yè)單位應當加強合同管理，建立健全合同管理內控制度，合理設立合同管理崗位，形成財務部門和合同管理部門溝通協(xié)調機制，實現(xiàn)合同管理和預算管理、收支管理相結合。目前，事業(yè)單位主要存在以下三方面的風險：
（一）事業(yè)單位對合同對方的資格審查不嚴，對方是否具有能力和資格未審查，可能造成對方違約，引起經濟損失。
（二）經濟合同管理沒有專門的審批程序，專門的人員管理、未歸口專門的部門統(tǒng)籌。目前，事業(yè)單位涉及到的支出合同往往是相關部門和單位負責人直接溝通，就簽訂了合同，未履行相應的審查程序和后續(xù)管理，無財務、專業(yè)技術人員、法律人員等參與。
（三）合同簽訂后，沒有對應合同臺帳登記，付款的金額沒有仔細核對，存在多付款的風險。付款完畢的合同，沒有妥善保管合同檔案，存在合同原件遺失的風險。
二、引入信息系統(tǒng)，加強事業(yè)單位支出合同管理
（一）領導重視，設立相應合同制度
事業(yè)單位領導的重視層度直接和單位業(yè)務流程的操作流程緊密相關，單位負責人應意識到合同管理、財務審計檢查，就是支出合同過程檢查、檔案檢查，應該大力加強合同制度化的建設。設立合同經辦人制度、合同審核審批制度、合同建黨存檔制度、合同履行考核制度、合同內容保密制度等相應的規(guī)章制度，讓合同簽訂前和簽訂后的流程有章可循、責任到人。
（二）合同簽訂前，形成五級審核的信息系統(tǒng)
合同簽訂前，需要經辦人員進行合同的調查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，專業(yè)性強的合同，需要專業(yè)技術人員的審核，同時需要法律、財務部門的一同會審，再由領導審批。
引入信息系統(tǒng)，形成五級審核流程（見下圖），把這個流程銜接進入日常辦公系統(tǒng)，上一流程完成后，才能進入下一流程，不能跳級完成，有效避免了無資格審查，無財務、專業(yè)技術、法律人員等參與的情況。
五級審核信息系統(tǒng)流程圖：
【辦人員調查和明確合同的關鍵內容 ⒓際踝ㄒ等嗽鄙蠛思際醴矯婀丶內容 7律專業(yè)人員審核法律方面關鍵條款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犢罘矯嫣跫 チ斕幾據(jù)權限審批簽訂合同。
合同簽訂前的五級控制是整個支出合同關鍵環(huán)節(jié)控制的重中之重，把握住合同簽訂的“前口”，就把握住合同風險控制的“咽喉”。
（三）合同履行階段，引入信息系統(tǒng)二級復核臺帳把關
合同簽訂后，財務部門根據(jù)合同內容的付款條件，照章辦事。按照已付款、未付款等情況，對每個合同進行編號，設立臺帳管理，登記審核每個合同每次付款情況和金額。引入信息系統(tǒng)（見下圖），形成財務內部二級復核、財務和業(yè)務雙方對賬復核的臺帳管理制度。信息系統(tǒng)的二級復核，財務和業(yè)務部門未完成2個步驟將不能作為財務支付的依據(jù)，有效避免付款條件的未核實和未監(jiān)督的情況、對合同付款金額數(shù)據(jù)進行嚴格把關。
二級復核信息系統(tǒng)流程圖：
〔莆衲誆慷級復核：
合同履行階段，出現(xiàn)需要變更和解除合同的情況，需要按照合同簽訂的五級審核、二級復核信息系統(tǒng)進行重新簽訂，完成付款流程。
（四）合同執(zhí)行完畢后，規(guī)范檔案管理和后續(xù)管理
設立專門的部門對合同進行管理存檔，引入信息系統(tǒng)，將合同進行編號、統(tǒng)計、分類、歸檔，同時登記合同執(zhí)行、變更等情況并形成電子檔案。對簽訂前的詢價、招投標等資料連同合同原價，按照檔案管理辦法進行檔案管理。財務部門還應對經濟活動涉及的合同，視同賬務處理的依據(jù)，按照財務憑證保管年限進行存檔管理。
合同后續(xù)管理還應包括二方面工作。一是對合同信息安全保密工作，要求工作人員不能隨意泄漏國家、商業(yè)和工作秘密；二是對合同關鍵環(huán)節(jié)控制人員、信息系統(tǒng)人員進行績效考核，涉及簽訂合同的經辦人員和付款人員，造成單位經濟利益受損的情況應扣除相應績效工資。
三、結語
引入信息系統(tǒng)對“簽訂合同、合同付款”等流程進行了程序化管理，信息系統(tǒng)的開發(fā)需根據(jù)每個單位的實際情況，結合“內部控制”的要求進行設計。設計信息系統(tǒng)合同管理的流程就是理順單位費用支出的流程。把控住事業(yè)單位費用支出信息化建設，就能建立健全合同管理的內部控制制度，把控住執(zhí)行合同的規(guī)章制度，實現(xiàn)合同環(huán)節(jié)的全過程管理，有效防范經濟合同存在的風險，促進事業(yè)單位經濟穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻：
[1]財政部會計資格評價中心.2014年度全國會計專業(yè)技術資格考試用書（高級會計實務）[M].經濟科學出版，2014.
[2]財政部會計司.《企業(yè)內部控制應用指引第16號――合同管理》解讀[J].財務與會計，2011（5）.
關鍵詞：建筑工程；合同；信息化；管理
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.15.034
1 建筑工程項目信息化管理的重要性
企業(yè)的信息化管理，能實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的即時共享，可有效降低企業(yè)管理成本，為企業(yè)經營決策提供良好的數(shù)據(jù)信息支撐。建筑工程項目實現(xiàn)信息化管理，將有助于增強項目信息的真實度、可靠度，便于對項目各環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，從而提高企業(yè)競爭力和管理水平。傳統(tǒng)的建筑項目合同管理一般通過人工進行，效率低、易出錯，制約了項目合同管理的效益提升。而建筑項目合同管理信息化則是利用現(xiàn)代信息科技手段，以電子計算機和網(wǎng)絡為基礎，進行項目合同信息存儲與管理。這種管理模式極大地提高了項目合同管理的效率，實現(xiàn)了信息的準確采集與快速共享，而且使用靈活，可根據(jù)實際需求，隨時進行調用，不僅克服了傳統(tǒng)人工管理的弱點與不足，也能節(jié)約項目成本，提高資金使用效率。
2 當前建筑工程項目合同管理存在的問題
2.1 建筑工程行業(yè)合同管理意識不強
契約精神是市場經濟的基本精神，作為市場競爭的主體，企業(yè)需要在市場活動中嚴格遵守和體現(xiàn)契約精神。建筑行業(yè)具有自身的特點，項目建設周期長，需要涉及很多環(huán)節(jié)，牽涉到多部門合作，在這個過程中，為了保證項目進度的順利推進，需要簽訂一系列的合同。但是，盡管簽訂了合同，很多工程企業(yè)對項目合同管理卻很少給予重視，也缺少完善的合同管理體系，導致建筑工程項目合同管理大多流于形式，也為工程項目建設埋下了很多問題與隱患。
2.2 建筑工程項目各單位存在信息孤島
在當前各建筑工程相關單位中，信息管理孤島現(xiàn)象比較嚴重，很多單位只在內部進行信息共享，單位之間的信息溝通比較少，建筑工程項目相關信息、數(shù)據(jù)、資料，無法即時得到傳遞與共享。據(jù)調查，在工程項目設計中，設計人員每天約花費35%的時間來查閱相關資料，而工程項目施工管理人員，則需花費50%的時間來進行信息溝通交流。
2.3 合同管理人才與培訓缺乏
合同管理是一項專業(yè)性、技術性較強的工作，發(fā)達國家一般都是由工程師等專業(yè)人士完成，這些人不僅通曉法律知識。還必須要熟知工程項目運作規(guī)律。但在我國，由于建筑企業(yè)對于合同管理的重視程度不夠，一般都是由普通專員進行管理。他們不僅缺少對合同相關的法律、法規(guī)的了解，對于項目具體運作各環(huán)節(jié)，也知之甚少，導致合同管理效率與效益不高。如果發(fā)生合同糾紛，一般都無法采取專業(yè)手段解決。目前，世界經濟一體化發(fā)展趨勢日益明顯，尤其是在我國加入WTO之后，建筑業(yè)將面臨更加復雜的國內外競爭，這對于合同管理也提出了更高的要求，合同管理人員還必須要掌握國際通行的法規(guī)制度及項目運作原則等。
3 完善建筑工程項目信息化管理的對策
3.1 提高領導對項目合同管理的重視程度
建筑工程企業(yè)管理層需要改變傳統(tǒng)的對合同管理的認識，從根本上重視建筑工程項目合同管理工作。這樣，才能做到上行下效，提高下屬對于項目合同管理重視程度。為了提高合同管理人員的專業(yè)水平，企業(yè)還應通過培訓和學習，還強化合同管理人員對于建筑法、合同法等相關法律法規(guī)的了解，使他們形成規(guī)范的合同管理、執(zhí)行行為。
3.2 加強信息化系統(tǒng)的建設與開發(fā)
隨著信息科技在各領域的廣泛應用，建筑企業(yè)也要加強信息化系統(tǒng)的建設與開發(fā)，大力推進計算機等硬件設施與軟件設施的應用，逐步達到“分步推行，以點帶面，強化鞏固，全面應用”。通過建設信息化系統(tǒng)，各部門之間可以實現(xiàn)信息共享，減少重復工作，提高效率與效益。同時，還能對施工現(xiàn)場、項目運作等各環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)管與監(jiān)控。
3.3 提高合同管理人員綜合素質
首先，建筑企業(yè)應采取“走出去，引進來”的原則，選派合同管理人員外出學習與培訓，以提高他們的專業(yè)技能。還可以邀請知名企業(yè)合同管理人員，來企業(yè)對員工進行講座培訓，以豐富合同管理人員的知識體系，拓寬他們的視野和思路。其次，在招聘人才的時候，人力資源管理部門應當根據(jù)企業(yè)需求，通過公開考評和競爭招聘方式，選擇高素質合同管理人員，為企業(yè)發(fā)展提供充足的人才保證。
3.4 創(chuàng)建以數(shù)據(jù)信息為核心的工作方式
建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理中心，對合同進行統(tǒng)一的動態(tài)化管理，采取“一次輸入、多次查詢”、“個別修改、整體共享”的信息化管理模式，來提高合同管理的有效性。信息化工作方式，可以解放人力，確保數(shù)據(jù)信息客觀、準確，能實時為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)信息參考，從而促進項目運作效率提高，優(yōu)化項目經濟效益、社會效益與環(huán)保效益。
參考文獻
【關鍵詞】信息化管理，工程項目，合同實施
一、工程項目市場合同信息化的現(xiàn)狀
在現(xiàn)代化工程項目管理中，企業(yè)越來越強調系統(tǒng)的集成，在工程項目中界面具有十分廣泛的意義，項目的各類系統(tǒng)，如目標系統(tǒng)、技術系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與項目質量、項目進度、材料供應、工程安全、外部環(huán)境之間都存在著復雜的界面。
然而，我們可以從不同的角度分析看看：
（一）項目的各類組織系統(tǒng)之間以及項目整個系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復雜的管理界面。例如，政府主管部門、項目管理組織、承包商、材料供應商等項目參建單位之間的工作往來形成了復雜的管理流程界面。
（二）在工程項目生命周期的各階段之間的管理流程界面。建設項目自可行性研究至設計、設計到施工、施工到驗收，在這些界面的兩側的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項目管理實施過程之間的管理流程界面。
（三）各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在建設項目的管理中，項目管理的各個職能以及各個管理部門在項目過程中形成一定的關系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標不同，按其職能可將項目管理系統(tǒng)分解為進度管理子系統(tǒng)、成本（投資）管理子系統(tǒng)、質量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個子系統(tǒng)之間構成復雜的職能管理流程界面。
二、影響企業(yè)工程項目信息化的因素
（一）合同文件管理模塊：收集、整理合同管理工作中形成的有關資料以及其他一些與合同管理密切相關的資料，進行合同文件的檢索、查詢、合同數(shù)據(jù)的輸入、修改等。其涉及的數(shù)據(jù)有：建設工程合同協(xié)議條款，建設工程合同條件，洽談、變更、明確雙方權利和義務的紀要、協(xié)議，招標工程中標通知書，投標書，招標文件，工程量清單，標準規(guī)范和其他有關資料，技術要求等。
（二）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監(jiān)督合同的履行和合同的實現(xiàn)。合同條款檢索可分為無條件檢索和有條件檢索，無條件檢索是按合同條款的自然順序進行檢索；有條件檢索是按使用者所選擇的條件進行檢索查詢。選擇條件可分為：條款檢索、條款項檢索和主題詞檢索。
（三）合同管理模塊：它主要涉及的數(shù)據(jù)是在工程建設中，關于工程質量、費用、進度等方面的信息。它分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊：主要是對工程質量、費用、進度等方面信息進行分析和實施動態(tài)管理，將合同實施結果與合同計劃目標對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調整合同實施計劃。合同變更管理子模塊：對工程施工過程中經常發(fā)生的合同變更，可自動生成變更清單，計算變更費用，生成變更詳情表，計算變更凈值，以及變更與原合同的對照表，并及時反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊：主要包括索賠證據(jù)管理，索賠鑒別管理，索賠計算管理，索賠文件管理及有關數(shù)據(jù)庫的管理等，為管理人員提供有關收集、查詢、加工、更新有關索賠的各類工程數(shù)據(jù)的服務，提供索賠意向通知書，索賠報告，進行索賠計算等。
三、如何強化信息化管理建設
（一）合同在建設項目管理過程中正在發(fā)揮越來越重要的作用，具體來講，合同在建設項目管理過程中的地位和作用主要體現(xiàn)在如下三個方面：
1、合同是建設項目管理的核心。任何一個建設項目的實施，都是通過簽訂一系列的承發(fā)包合同來實現(xiàn)的。通過對承包內容、范圍、價款、工期和質量標準等合同條款的制訂和履行，業(yè)主和承包商可以在合同環(huán)境下調控建設項目的運行狀態(tài)。通過對合同管理目標責任的分解，可以規(guī)范項目管理機構的內部職能，緊密圍繞合同條款開展項目管理工作。
2、施工合同是承發(fā)包雙方履行義務、享有權利的法律基礎。為保證建設項目的順利實施，通過明確承發(fā)包雙方的職責、權利和義務，可以合理分攤承發(fā)包雙方的責任風險，建設工程合同通常界定了承發(fā)包雙方基本的權利義務關系。
如發(fā)包方必須按時支付工程進度款，及時參加隱蔽工程驗收和中間驗收，及時組織工程竣工驗收和辦理竣工結算等。承包方則必須按施工圖紙和批準的施工組織設計組織施工，向業(yè)主提供符合約定質量標準的建筑產品等。
3、合同是處理建設項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律證據(jù)。建設項目由于建設周期長、合同金額大、參建單位眾多和項目之間接口復雜等特點。在合同履行過程中，業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應商之間不可避免地產生各種爭執(zhí)和糾紛。而調處這些爭執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應是承發(fā)包雙方在合同中事先做出的各種約定和承諾，如合同的索賠與反索賠條款、不可抗力條款、合同價款調整變更條款等等。。
（二）大型建設項目合同管理流程的構建步驟
1、為了保證建設項目合同管理的成功實施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個理想的流程體系結構應該滿足以下兩個條件；（1）流程同步，指流程應具備在質量、數(shù)量、時間等方面準確滿足建設項目合同目標實現(xiàn)的能力。（2）流程高效，是用總的流程成本來計算，理想水平是用盡可能低的成本來保證項目信息流程、資金流、物資流的運轉。
2、大型建設項目合同管理流程的控制。大型建設項目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項目管理相關學科知識和技術方法，通過對影響建設項目合同管理的目標的因素進行識別、建設環(huán)境進行分析，對工程項目建設合同管理的目標控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進而對建設行為狀態(tài)實行跟蹤控制和組織協(xié)調，從而保證對建設項目管理職能的履行，最終實現(xiàn)工程項目的建設目標。
關鍵詞：合同管理；信息化；現(xiàn)狀與不足；平臺建設
一、合同管理概述
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護?！吨腥A人民共和國合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利關系的協(xié)議”，從法律角度界定了合同的概念。
企業(yè)生產經營管理主要涉及產、供、銷三個環(huán)節(jié)，其中大多數(shù)經濟行為都通過合同體現(xiàn)。合同是企業(yè)經營管理基礎工作的重要內容，是企業(yè)通向市場的橋梁和紐帶。合同管理是包括從合同起草、合同簽訂、文本管理、結算安排、執(zhí)行進展、合同變更、到實際結款以及對合同結款情況統(tǒng)計分析的全方位管理，合同管理水平的高低對企業(yè)內部管理及外部往來的規(guī)范性非常重要。
合同管理工作對項目的進度控制、質量管理、成本管理又有著總協(xié)調和總控制的作用，可以說是項目管理的核心和靈魂。通過提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風險、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。在合同管理實踐中如何能快速追溯查詢、提高審核效率、及時掌握履約狀況、快捷統(tǒng)計和分析等，都是困擾合同管理人員的問題。
二、傳統(tǒng)合同管理模式的現(xiàn)狀和不足
傳統(tǒng)的合同管理模式一般采取手工和紙質相結合的非信息化方式，由于合同標的物種類繁多、業(yè)務量龐大、涉及內部業(yè)務部門眾多，很容易造成信息不集中，實時性不強，導致各部門間協(xié)作、業(yè)務流程組建、監(jiān)控合同執(zhí)行等方面存在效率不高、費時費力等問題，而且無法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。主要體現(xiàn)在以下方面：
1.合同執(zhí)行管控能力不強
企業(yè)業(yè)務規(guī)模大、專業(yè)分類細、經辦合同多時，傳統(tǒng)合同管理模式不便于企業(yè)內部監(jiān)督管理部門全局掌握單位全部合同實際履約狀況、項目進度、經費執(zhí)行情況等信息。
2.合同信息查詢分析不便
合同管理工作中還經常需要追溯相關信息或進行統(tǒng)計和分析，采用手工管理合同時，由于企業(yè)內部各部門對合同的關注點不同，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的匯總工作需要耗費大量的時間。
3.缺少預警機制
財務部門的付款依據(jù)與合同執(zhí)行進度密切相關，傳統(tǒng)合同管理模式缺少對合同進度、經費支付等關鍵節(jié)點的預警，不能幫助企業(yè)進行財務規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
三、推行合同管理信息化的意義
以信息化為手段的規(guī)范化、標準化合同管理按照規(guī)范程序、固化流程、加強監(jiān)管、強化服務、透明信息的原則要求，強化各級管理部門的職能分配，做到職權清晰，責任明確，嚴格按規(guī)定程序審批辦理，并能建立相關部門與崗位之間的相互制衡和監(jiān)督機制。記錄、控制企業(yè)合同管理各重點環(huán)節(jié)和關鍵節(jié)點，可實現(xiàn)企業(yè)總部對項目合同管理的動態(tài)監(jiān)控。便于企業(yè)領導和各管理部門實時、全面掌握項目進展情況，實現(xiàn)信息共享，并為及時收集、分析項目數(shù)據(jù)信息打好基礎，為領導決策提供準確有效的數(shù)據(jù)支持。
通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)企業(yè)對總包合同的計量、變更、支付等合同履約情況的全程了解，實現(xiàn)對分包合同、物資設備采購合同的招議標、簽訂、執(zhí)行等工作的全面控制。并以合同檔案的形式歸檔到信息化系統(tǒng)，形成一套完整閉合的合同管控資料，改變傳統(tǒng)合同管理的復雜性和隨意性。
合同管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)合同管理工作帶來極大的便利，其優(yōu)點主要體現(xiàn)在以下五個方面：
1.增加管理透明度，提高管理監(jiān)督能力，防止不正之風。
合同所約定的交易涉及企業(yè)物資、產品或技術，與企業(yè)資金的流出、流入緊密關聯(lián)，只有進行有效監(jiān)督，才能防止不正之風與職務犯罪。合同管理信息化通過網(wǎng)上辦公與信息流轉，將提高監(jiān)督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護企業(yè)財產不受侵占，還能凈化企業(yè)環(huán)境，樹立良好風氣。
2.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。
推行合同管理信息化，在管理方式上實現(xiàn)了由傳統(tǒng)的手工經驗式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環(huán)模式為主的精細化合同管理模式的轉變，合同管理的重復工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進企業(yè)管理理念革新。
3.降低管理成本，提高經濟效益。
合同管理信息化能提高企業(yè)對成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低庫存占用資金，優(yōu)化庫存結構，加強對供應商的約束和平衡，促進公司降本增效。
4.加強過程管控能力，提升合同管理水平。
合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時間等具體內容反映合同的實際履約狀況，為企業(yè)內部監(jiān)督部門開展過程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件，可以提高企業(yè)內部流轉審核效率、強化過程監(jiān)管能力、加強數(shù)據(jù)處理能力，使企業(yè)合同管理水平得到了提高。
5.確保合同各項信息真實有效。
通過信息化管理，合同信息能夠利用網(wǎng)絡及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為合同招標談判及成本預算提供了詳細數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。
四、如何建設合同管理信息化平臺
合同管理信息化必須以合同為主線，以費用為中心，以解決實際業(yè)務管理中的問題為主導，實現(xiàn)對合同全周期的管理，實現(xiàn)對合同執(zhí)行狀況動態(tài)跟蹤，實現(xiàn)預算管理、成本控制、資金收支實時監(jiān)控，將企業(yè)合同管理動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務約束及全方位的管理。
合同管理信息化平臺建設，將合同的訂立、計價、支付及查詢等管理要求有機結合，有利于迅速掌握各合同的執(zhí)行狀態(tài)，為決策提供基礎性信息。主要包括合同擬制會簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項目進度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統(tǒng)計分析管理等分項建設。
合同擬制會簽審批管理：系統(tǒng)平臺提供合同樣本，合同起草人從樣本數(shù)據(jù)庫中選擇對應的合同樣本，填寫合同要素。合同要素分為必須項和可選項，確定合同草案時，系統(tǒng)自動檢測合同要素必須項是否完整，不完整的不允許保存并提交合同審批。系統(tǒng)對保存后的合同，根據(jù)合同編號規(guī)則進行編號，完成合同文本擬制和項目立項。合同進入企業(yè)業(yè)務流程中的審批流程，根據(jù)審批人員的權限及順序劃分，保留審批過程中各個審批人員的審批意見，完成合同草案審批會簽。
合同文件管理：將與合同相關的所有文件，包括合同草案、合同附件、技術協(xié)議、變更文件等內容，按照規(guī)定格式輸入電子版文檔，導入信息化平臺進行存檔，相關人員可在權限范圍內查閱合同文本相關資料。
合同變更管理：記錄合同變更的原因，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而實現(xiàn)合同變更過程管理的有據(jù)可查、權責清晰。合同變更管理分項可根據(jù)原合同與變更后合同的信息自動生成變更清單，生成變更詳情表，并及時反映變更后的合同費用、項目進度要求、技術條款變化等變更情況。
項目進度管理：明確記錄合同規(guī)定項目進度，并與實際進度情況進行對比，在項目重點環(huán)節(jié)和關鍵節(jié)點的前期提醒，實現(xiàn)了控制關口前移，使合同管理由事后被動防范轉為事前主動防范，便于項目管理人員、技術人員及時了解合同執(zhí)行情況，做出相應進度調整。
合同收付款管理：包含發(fā)票登記管理、支付節(jié)點安排、智能提醒收付款等子項，根據(jù)合同信息細化合同支付方式、資金來源、預算安排，幫助企業(yè)進行財務規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
統(tǒng)計分析管理：自定義統(tǒng)計條件，根據(jù)不同的查詢和統(tǒng)計方式，從不同角度對系統(tǒng)平臺中的數(shù)據(jù)進行收集、整理、統(tǒng)計分析，自動輸出統(tǒng)計結果，輔助經營決策。
五、合同管理信息化建議
合同管理信息化在企業(yè)經濟運行、經營管理、防范經營風險中，發(fā)揮了較大作用。
要做好合同管理信息化建設工作，除按步驟精心組織外，還需關注以下幾點：
1.做好管理平臺首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化
管理平臺首期上線運行一段時間后，各相關業(yè)務部門對操作界面和細節(jié)會提出不少優(yōu)化建議，應將這些建議匯總，進行甄別和梳理，既考慮業(yè)務部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開展優(yōu)化工作。
2.實現(xiàn)信息化軟件之間數(shù)據(jù)的關聯(lián)性
合同管理信息化的一大令人矚目的特點，就是實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實現(xiàn)這一點，將是對信息化管理平臺資源的極大浪費。一般企業(yè)除了合同管理信息化外，還有財務、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺開發(fā)時需注意和其他系統(tǒng)信息化軟件的對接，不同系統(tǒng)的信息化軟件數(shù)據(jù)相關聯(lián)，有些數(shù)據(jù)可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數(shù)據(jù)的準確性和及時性，提高軟件的管控作用。
參考文獻
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關鍵詞：建筑施工企業(yè)、合同管理、信息化、必要性、要點分析、優(yōu)勢
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術應用廣泛，信息化管理已經成為一個現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應現(xiàn)代化管理的需要，增強建筑施工企業(yè)的競爭實力，國有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉變，在這個過程中，對企業(yè)的信息化建設提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內容、質量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權利、義務，所以實現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關重要。
2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網(wǎng)絡信息化技術對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對合同管理全過程的掌控。
3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級單位業(yè)務人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設備的消耗和紙張的浪費。
4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進一步提高了管理人員的工作質量和工作效率。
5.實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風險，總結經驗。同時，也方便了其他業(yè)務部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時間長、傳遞環(huán)節(jié)多而易產生錯誤的概率。
6.合同在網(wǎng)上評審，加強了各業(yè)務部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價人員關注合同條件的局面，加強了資金、技術、質量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網(wǎng)上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓，系統(tǒng)試運行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現(xiàn)，要特別關注以下四個方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評審，合同執(zhí)行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統(tǒng)一的合同管理標準。標準規(guī)范化是合同信息化建設的重要基礎之一。要求合同執(zhí)行的各級單位應充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執(zhí)行過程中的記錄等。如果沒有規(guī)范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)了。
3.通過良好的技術保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)軟件功能。技術人員會根據(jù)管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關系，確定前置事務、后置事務，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務流程和環(huán)節(jié)流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關系；事務流程反映不同合同管理階段中各項事務間的邏輯關系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項事務中環(huán)節(jié)活動間的流轉過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優(yōu)秀的合同管理隊伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關鍵也離不開優(yōu)秀管理人員隊伍的建設。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優(yōu)勢所在
合同管理信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在四個方面：
1.實現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網(wǎng)路內循環(huán)、多次使用，實現(xiàn)了信息的共享。同時保證企業(yè)中的市場營銷、人事、行政、財務、造價、技術質量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。
2.實現(xiàn)了合同網(wǎng)上評審。參與合同評審的上下級單位的業(yè)務部門結合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據(jù)自身的審批權限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結果受到監(jiān)督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節(jié)約了評審時間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內控條件也要隨之調整，以保證合同目標的實現(xiàn)。通過合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對付款、變更索賠、現(xiàn)場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發(fā)展。
4.項目合同管理過程中，任何一個技術、質量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過程中風險的發(fā)生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產生的風險源，對風險產生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業(yè)務的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產生原因、結合預案，快速、及時地處理，避免事態(tài)的擴大。
四、結束語
為了實現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術，也要具備與之配套的內控管理制度。合同管理的信息化實現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細化管理大步邁進，企業(yè)良性發(fā)展的同時也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會貢獻了一份力量。
參考文獻：
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關鍵詞：電網(wǎng)建設項目；管理內容；系統(tǒng)化；信息化；管理策略
隨著我國電網(wǎng)規(guī)模不斷擴大和功能的不斷拓展，電網(wǎng)建設項目管理的復雜性和專業(yè)性要求越來越高，傳統(tǒng)的管理理念和辦法已經難以滿足其管理需求，唯有采用系統(tǒng)化、信息化的現(xiàn)代化管理才能從根本上提高電網(wǎng)建設項目管理成效。而且，系統(tǒng)化和信息化的管理符合電網(wǎng)建設項目特點，能把科學管理貫穿于電網(wǎng)建設項目的全過程，使每一環(huán)節(jié)、細節(jié)都得到有效的管控，實現(xiàn)電網(wǎng)建設項目的預期目的。
1系統(tǒng)化和信息化管理簡述
1.1系統(tǒng)化管理
對于電網(wǎng)建設項目而言，所謂的系統(tǒng)化管理，指的就是對電網(wǎng)建設項目進行全方位、全過程的管理，把全面科學的管理貫穿于項目全程，把事前預防、事中監(jiān)督控制和事后驗收有機的整合起來。
1.2信息化管理
信息化管理，就是指把現(xiàn)代信息技術與先進的管理理念相融合，轉變企業(yè)生產方式、經營方式、業(yè)務流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強企業(yè)競爭力的過程。在電網(wǎng)建設項目管理范疇內，雖然信息化管理的具體內容有所變化，但是核心內容不會變化，都是以現(xiàn)代信息技術和先進的管理理念相融合為基礎。
2電網(wǎng)建設項目的管理內容分析
從系統(tǒng)化角度看，電網(wǎng)建設項目管理包括事前防控、事中監(jiān)督控制和事后檢驗三個重點環(huán)節(jié)，主要內容有項目可行性研究、合同和質量、進度、安全、成本等，具體內容如下：
2.1項目可行性研究
在電網(wǎng)建設項目施工前期，項目可行性研究是一個十分重要的環(huán)節(jié)。通過項目可行性研究，可以從宏觀角度上把控項目建設方向、建設規(guī)模、建設資金，降低項目投資失誤的幾率，提高項目投資效果，便于做到用最小的成本換取最大的經濟效益。所以，項目可行性研究是電網(wǎng)建設項目管理中的重要內容。
2.2合同管理
項目合同是電網(wǎng)建設項目甲乙雙方的一個書面協(xié)議，對甲乙雙方的權利和義務做了明確規(guī)定，為項目實施提供了一個基本依據(jù)。簡單的說，在電網(wǎng)建設項目實施過程中所有工作都要按照合同內容執(zhí)行，可見合同管理的重要性。合同管理中，一方面要注意書面語言的準確性、簡潔性，另一方面還要注重條款的全面性、規(guī)范性，要做到無遺漏、無錯誤，唯有這樣才能避免發(fā)生糾紛。
2.3質量、進度、安全及成本管理
在電網(wǎng)建設項目實施過程中，質量、進度、安全、成本是項目管理的四項基本內容，其中的任何一個方面都不能忽視。在質量管理上，企業(yè)要嚴格組織設計，建立完善的預控體系，根據(jù)電網(wǎng)建設項目特點和合同確定質量目標，制定相應的質量管理措施，加強質量檢；在進度管理上，根據(jù)施工計劃編制精度計劃，嚴控任何一個施工環(huán)節(jié)；在安全管理上，要做好施工現(xiàn)場的安全防控措施，要求文明施工；在成本管理上，科學編制成本預算和建設資金使用計劃，并在具體施工中嚴格的貫徹落實。
3電網(wǎng)建設項目的系統(tǒng)化和信息化管理策略
在信息化背景下，電網(wǎng)建設已經進入全新的階段，傳統(tǒng)的管理理念和方法已經無法滿足當前建設項目的管理需求，需要采用現(xiàn)代系統(tǒng)理論，把系統(tǒng)分析方法應用于管理，讓復雜的問題變得系統(tǒng)化和簡單化，把信息技術融入到項目管理中去，從而通過系統(tǒng)化和信息化的管理方法使電網(wǎng)項目管理做精做細，全方位、全過程的保證電網(wǎng)建設項目管理達到預期目標。為了做到這些，立足于系統(tǒng)化和信息化管理理念，采取行之有效的管理策略。
3.1采用全過程和全方位的系統(tǒng)化管理策略
從電網(wǎng)建設項目管理內容可以看出，項目管理貫穿于這個項目實施的始終，從項目可行性研究開始，直至項目建設工作結束。為了保證整個過程的管理活動順利進行并取得良好的成效，應采用全過程、全方位的系統(tǒng)化管理策略。具體就是從項目管理目標出發(fā)，結合項目實施的各個階段采用事前預防、事中監(jiān)督控制和事后驗收措施，并加強每一環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化管理，通過系統(tǒng)化的綜合性措施全面提高電網(wǎng)建設項目管理質量和效率，推動電網(wǎng)建設項目的順利展開。（1）事前預防。基于可行性分析建立電網(wǎng)建設項目的事前預防體系，加強對項目實施過程中可能存在的資金風險、技術風險、管理風險、安全風險等的監(jiān)督和跟蹤，實施以預防為主的管理原則，為項目的質量、進度、成本及安全提供全方位的預控機制，減少項目投資風險。（2）事中監(jiān)督控制。根據(jù)電網(wǎng)建設項目實施目標和資金使用計劃等建立事中監(jiān)督控制體制，通過監(jiān)督檢查與控制的方式來提高項目管理成效。具體的監(jiān)督檢查方法有自檢、互檢、專檢以及旁站、跟蹤檢查等，特別是在關鍵環(huán)節(jié)和特殊部位施工時，質量監(jiān)督員和監(jiān)理員必須旁站，以確保施工質量。（3）事后驗收。在項目實施后，根據(jù)電力行業(yè)規(guī)定對電網(wǎng)進行試運行，查看運行是否安全、穩(wěn)定，是否能保證供電的持續(xù)性和可靠性。若發(fā)現(xiàn)任何問題，必須立即限期整改。
3.2通過信息技術實施信息化管理
3.2.1基于局域網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡傳輸系統(tǒng)
參與電網(wǎng)建設項目實施的各單位之間利用局域網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡傳輸系統(tǒng)，施工現(xiàn)場與局域網(wǎng)之間通過撥號上網(wǎng)的方式建立連接，然后通過E-mail、QQ等工具進行工程信息傳輸，把信息傳達到施工現(xiàn)場的每一個角落。而且，通過網(wǎng)絡可以及時了解最新的規(guī)范標準、工程管理方法及施工技術、工藝等，能為電網(wǎng)建設項目管理提供便捷的服務。
3.2.2建立材料采購管理系統(tǒng)
電網(wǎng)建設項目實施過程中要用到種類繁多的設備材料，為滿足工程成本控制的需求，可以根據(jù)材料采購程序，利用電力產品編碼規(guī)則和有關應用軟件建立數(shù)據(jù)庫，形成一個從供應處到財務處的材料采購信息溝通系統(tǒng)，加強對采購材料信息管理，便于控制工程質量和施工進度。
3.2.3利用P3軟件進行微機操作管理
P3軟件是目前電力基建行業(yè)施工單位廣泛使用的一種軟件，利用其進行施工組織設計具有較高的便捷性、準確性、具體性和完備性，能確保施工組織設計科學合理。為此，在施工組織、資金使用計劃、進度計劃等設計中可以充分利用P3軟件的編制功能，可以縮短決策時間，提高決策的準確性，同時也便于對電網(wǎng)建設項目實施過程實行動態(tài)化的管理。
3.2.4運用調度自動化模塊實施專業(yè)技術管理服務
電網(wǎng)建設項目實施過程中會涉及到大量的圖紙、運行維護、技術等資料，對這些資料的及時調用和查閱能使項目管理工作的有序展開，對工程質量、進度、成本、安全及技術、材料、合同等管理效率有著重大影響。為了實現(xiàn)對資料的及時、快捷的調用，應當基于調用生產運行模式，運用調度自動化模塊建立專業(yè)技術管理服務，為工程質量、進度等方面的管理提供資料支持。同時，建立資料檔案數(shù)據(jù)庫，對相關資料進行歸檔處理，便于施工單位的查閱與調用。
4結束語
綜上所述，電網(wǎng)建設項目是電力基建行業(yè)的一項重要工程，施工前、施工中和施工后都有著龐雜的工作。為提高電網(wǎng)建設項目投資效益，使項目實施各項工作有序展開，可以采用全過程、全方位的系統(tǒng)化管理策略，并利用信息技術和工具實施信息化管理，讓電網(wǎng)建設項目的管理成效在系統(tǒng)化和信息化管理下得到全面提升。
作者:唐慶國 周煜 單位:國網(wǎng)江西省電力公司南昌供電分公司
參考文獻:
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關鍵詞：信息化；合同管理；管理優(yōu)化
合同管理是企業(yè)風險防范的一項重要的手段，體現(xiàn)更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標準化文本工作取得初步成效的基礎上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術適時的應用到合同管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)合同申報、審查、簽訂、結算和歸檔查詢等各項業(yè)務的有機整合。使企業(yè)合同管理工作能夠達到質的飛躍，邁上一個新的臺階。
一、合同信息化管理的實施背景
企業(yè)謀求發(fā)展的必然選擇：數(shù)字技術以及網(wǎng)絡信息技術的不斷創(chuàng)新和應用，推動了全國乃至世界范圍內的生產方式、生活方式以及思維方式的轉變。而傳統(tǒng)產業(yè)要進行技術改造和提升就必須借助信息化的手段得以實現(xiàn)，推動經濟的結構優(yōu)化調整，從而提升企業(yè)管理的現(xiàn)代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強企業(yè)的市場競爭力，因此，合同信息化管理是企業(yè)轉變發(fā)展方式、謀求發(fā)展的必然結果，同時也是提升企業(yè)管理水平的重要舉措。以信息化促進工業(yè)化的進程和發(fā)展是時展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢，同時運用信息化手段進行合同管理是法務人員的努力的方向。先進理念輔以快捷、準確的信息化手段，是傳統(tǒng)企業(yè)尋求發(fā)展的必然選擇。
二、如何實現(xiàn)合同信息化管理
1.健全企業(yè)法律防范機制
回顧過去的幾年安全事故頻發(fā)，特別是發(fā)生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲罐的爆炸事故，通過這一事件的慘痛教訓使得企業(yè)也深刻的認識到合同管理上存在的嚴重安全問題，其他企業(yè)也以此為鑒，積極尋求提升企業(yè)合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業(yè)內部法律風險的防范機制。在加強合同管理的同時注重動態(tài)監(jiān)管，健全和完善合同管理制度，強化企業(yè)的風險防范意識，使合同管理邁上一個規(guī)范化、網(wǎng)絡化、流程化的嶄新臺階。健全企業(yè)合同管理體制，按照“統(tǒng)一授權、分級負責、分類審查以及歸口管理”的原則設定職能，責任落實，公司內部各部門間協(xié)調配合，形成一個上下成線、縱橫成網(wǎng)的管理體系，將合同管理工作落實到實處。
2.加強企業(yè)內部合同管理要求
大多數(shù)企業(yè)長期以來一直采用的都是紙質合同，而合同生效往往需要各相關職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現(xiàn)需要修改和更正的問題，就不可避免的需要經辦人員多次的往返于各部門之間進行重新的審閱和簽批，使得審批過程變得繁瑣、拉長了審批時間，嚴重影響工作的效率和進度，有時可能會造成貽誤商機，甚至造成經濟損失，而紙質合同的流轉過程無法追蹤、難以記錄，一旦出現(xiàn)問題責任無法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時時溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當下企業(yè)關注的新課題，建設符合企業(yè)自身發(fā)展情況的一套合同管理系統(tǒng)。
3.合同的信息化管理條件成熟
合同標準化文本工作的推行，在一定程度上促進了合同管理的標準化，比如：物資采購、工程設計、工程施工、運輸和設備維修保養(yǎng)等六大文本。為實現(xiàn)合同管理的信息化奠定了基礎，同時也加快了合同管理方式的轉型。合同管理流程的程序化，可以增加企業(yè)業(yè)務的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實，積極參與到合同管理的工作當中，使合同管理的形式由以往的被動防范轉變?yōu)橹鲃臃婪叮瑢崿F(xiàn)風險控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫的創(chuàng)建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經辦人錄入的工作量同時也降低了法律風險。目前，許多企業(yè)都對于合同管理的信息化高度重視，從實際出發(fā)，積極探索信息基礎設施的建設，從而建立健全的、規(guī)范和標準化的合同管理體系，進而提升企業(yè)管理水平。近幾年來，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國也大力的引進和應用先進的科技手段，加快我國信息化的建設步伐，為各企業(yè)提供有力的技術支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點網(wǎng)絡，既提高了網(wǎng)絡資源的利用率同時也提升了網(wǎng)絡的傳輸速度，滿足了各公司對于無紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動了合同信息化管理的進程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時間的限制，同時還可以利用信息系統(tǒng)中的跟蹤功能隨時查詢合同流轉的進程，即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內網(wǎng)審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時間，提高了工作效率同時也降低了管理的成本。充分的實現(xiàn)了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風險防控的原則。
4.優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)的功能
公司領導層應積極支持，各信息管理部門也應全力的配合，有針對性的了解國內信息化建設的現(xiàn)狀和水平，對現(xiàn)行單位進行資料調研和實地考察，結合企業(yè)內部自身的發(fā)展特點來規(guī)范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠為企業(yè)提供一個集中管理、易維護、安全和高效的管理環(huán)境，并能夠涵蓋合同管理的各環(huán)節(jié)的內容和職責。比如：轉授權功能就可以解決人員職位變動和人員調動、出差等授權權限變化的問題；合同歸檔、查詢功能可以設置有關人員在權限范圍內可以查閱的資料；合同統(tǒng)計和分析功能則可以將合同按年、季、月來進行劃分，每個合同設定一個編號，方便統(tǒng)計和查找等等。
三、結語
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創(chuàng)新了合同管理的模式，同時也解決了部門分散，點多面廣的問題，成功應對了管理成本高、簽約難度大的狀況，對于提高企業(yè)合同管理水平和工作效率具有重要的現(xiàn)實意義。
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